Die Datenzusammenführung ist eine tolle InDesign-Funktion, die ich häufig nutze: Damit lassen sich Daten aus einer csv- oder txt-Datei in ein InDesign-Programm importieren und so – mit etwas Vorarbeit – viele Seiten mit ähnlichem Aufbau ratzfatz erstellen. Theater-Programme, der Veranstaltungs-Flyer einer Volkshochschule oder ein 250 Seiten starker Messekatalog sind nur drei Beispiele für solche Publikationen. Oder, wie in diesem Beispiel-Dokument: Visitenkarten (der gestrichelte blaue Rand zeigt eine Verknüpfung zu einem Bild und ist natürlich später im Druck nicht zu sehen).
Auch praktisch ist die »Vorschau«-Funktion: Damit kann ich mir die einzelnen fertigen Seiten vorab ansehen. Das entsprechende Ankreuz-Feld findet ihr ganz unten im Datenzusammenführung-Bedienfeld:
Ebenso praktisch: Gibt es leere Felder in der csv/txt-Datei, kann man bei der Datenzusammenführung die Option »Leerzeilen für leere Felder entfernen« anklicken. So hat Tania Sandersson in dem Beispiel hier kein Festnetztelefon und auch keine Straße angegeben, und dementsprechend werden diese beiden Zeilen auch nicht angezeigt:
Allerdings folgt jetzt ein Aber: Die Kombination von leeren Feldern und der Vorschau macht Probleme, und zwar beim nächsten Datensatz und dann in der ganzen Datei. Hat man sich einmal per Vorschau einen Datensatz angesehen, der solche Leerstellen enthält, ist danach nichts mehr wie vorher: Plötzlich haben sich die Formatzuweisungen verschoben. In meinem Beispiel wurde aus dem Absatzformat »Telefon« auf einmal »Position«, mit einem + ergänzt, was das Zeichen dafür ist, dass das Absatzformat nicht mehr in reiner Form angewendet wird (der Abstand nach unten wurde übernommen, die andere Schrift und Farbe nicht).
Glücklicherweise tritt dieser Fehler nur auf, wenn ihr die Vorschaufunktion nutzt, und nicht, wenn ihr direkt die Daten zusammenführt, ohne vorher die Vorschau zu bemühen.
Also bitte merken: Wenn ihr eine Datenbasis mit einem oder mehreren leeren Feldern habt, dann seid vorsichtig mit der Vorschau-Funktion. Falls ihr sie nutzt, kontrolliert anschließend das Layout. Oder schließt die InDesign-Datei, ohne zu speichern, und öffnet sie erneut und startet dann die Datenzusammenführung – ohne nochmal die Vorschau zu aktivieren.
Getestet mit InDesign v17 (2022), v18 (2023) und v19 (2024).
Wer mehr über die Datenzusammenführung lernen will, sollte sich unbedingt den Workshop »Das 1 × 1 der Datenzusammenführung« von Tim Gouder ansehen. Sehr zu empfehlen!
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